Účetnictví Poděbrady - Jak nevybírat SW

Při konzultacích ve firmách se stále častěji setkávám s tím, že majitel firmy vybral svým zaměstnancům ekonomický-účetní SW, prostě jim ho takzvaně "nadělil".

Možná se ptal známých, možná si udělal i malé výběrové řízení a diskutoval se zástupci SW firem (kteří ale naslibují i nemožné aby "ulovili" klienta, ve stylu perpetum mobile existuje a Elvis žije) nebo jen podlehl reklamní masáži a vybral podle obrázku slečny z reklamy.

Vůbec se zapomnělo na to, že SW musí pomáhat účetním a majiteli poskytovat informace a ne ulehčovat práci programátorům nebo správcům serveru-správcům eshopu. Místo toho aby vše šlo hladce, každá operace byla dobře podchycená, tiskové sestavy přehledné a tak se vzniknuvší chyba rychle našla, účetní má seznam co program dělá "jinak" a jak to obejít aby se dostali na výsledný cílový stav. Chyby se hledají tak, že si kreslí na papír rozměru A2 pavučinu vztahů, který interní doklad vynuloval kterou fakturu atd. (např. u vzájemných zápočtů). A majitel si přepisuje údaje z výsledovky do Excelu aby si mohl dělat meziměsíční srovnání. Tohle není 21.století. Dnes když se dělá organizační změna ve firmě, tak že ji dělá SW, protože všechny operace ve firmě se dějí na základě účetního programu (ERP systému) do kterého se ukládají.
 

Takže uvedu pár varování

• neptejte se Vašeho správce IT (administrátora serveru) co by doporučil, co ten ví o vícenásobném zápočtu v cizích měnách s konverzí
• neptejte se dodavatele restauračního SW s kterým účetním SW se jim to dobře páruje
• neptejte se správce eshopu s kterým SW se jim dobře dělá můstek pro převod údajů (doporučí účetní SW s kterým už převodní můstek mají nebo od kterého mají provize z prodeje licence)
  
• firma, která dělá masivní reklamní kampaň nonstop si na ni někde musí vydělat, na úkor něčeho dalšího
• neorientujte se podle toho jak program vizuálně vypadá, může to být také tak, že špatnou architekturu návrhu SW dohánějí lepším grafikem
• nejlevnější není nejlepší (daně se pořád mění a vývojářská firma musí být schopná zaplatit odborníky aby účetní program neustále měnili) Vezměte si, že programátor specialista na databáze bude chtít něco okolo 60.000 měsíčně. Musí mít ve firmě daňového účetního odborníka, což jsou další výdaje.
• je potřeba aby do firmy průběžně jezdil programátor a program neustále donastavoval? To je divné.
• jak rychle aktualizují program? Kolik aktualizací mají týdně? Jak rychle reagují na návrhy na vylepšení?
• mají fakturaci online zdarma ? - jen Vás chtějí přitáhnout k svému SW, s tím že pak Vám bude líto údaje přepisovat jinam (hrají na sílu zvyku)
• vyžadují tvrdě implementační dobu, IT specialisty u Vás a samozřejmě poplatky, nebo nabídnou implementaci a zaučení ale netrvají na tom?
• tvrdí, že pracují na nejmodernějších technologiích ? (v ČR se stále masově používá UCTO2000 - od Tichého a STEREO - od Ježka, oba jsou naprogramované v PC FANDU a v DOSu. Jenže PC FAND jako programovací nástroj měl zvolenou takovou míru abstrakce, že změny i základnější v něm programátoři dělali rychle, přehledně a bez chyb. Tedy stejně rychle jako se mění daňové zákony).

Takový ideální stav by mohl být, koupit účetní SW, který se dá nasadit do středních firem (kvůli velkým klientům se výrobce snaží) a stále ještě je SW distribuován jako krabicový SW (stáhněte si z netu a my Vám dáme klíč). Tzn. nenaběhne k Vám implementační tým.

Dodatek:
Tak jsem se vrátil z konzultace u firmy, která používá SW "Jsme stále v klidu". Mezitím jsem si oddechl a zapomněl. Nicméně po 5 minutách jsem byl na krevním tlaku vyžadujícím pravidelnou konzumaci tabletek. (špatné popisy při změnách v FD, dovozové DPH se dělá interními doklady, které v záznamní povinnosti nemají žádný odkaz na původní fakturu, majetková sestava hlásí že souhlasí na částku účtu 022 rozvahy, ale tam je ve skutečnosti jiná částka (následoval dotaz na HOTLINE a ten neví)).